AIを活用した会議議事録の効率的な作成と要約：実践プロンプト集
はじめに
日々の業務において、会議の議事録作成は多くの時間を要し、重要な情報の聞き逃しや要点の整理に苦労する場面は少なくありません。特に、AIツールに触れ始めたばかりの方にとって、どのようにAIを活用すればこの課題を解決できるのか、具体的なイメージが湧きにくいと感じる方もいらっしゃるでしょう。
本記事では、AIを効果的に活用し、会議の議事録作成や要約作業を劇的に効率化するための実践的なプロンプトとその応用方法を解説します。AIを活用することで、議事録作成にかかる時間を短縮し、より本質的な業務に集中できるような具体的なヒントを提供します。
AIで議事録作成を始める前の準備
AIに高品質な議事録を作成させるためには、いくつかの準備が必要です。
1. 会議の音声データまたは書き起こしを用意する
AIはテキスト情報を処理するため、会議の音声データから文字起こしを行う必要があります。 現在では、ZoomやGoogle Meetなどの会議ツールに内蔵された文字起こし機能や、Otter.ai、Nottaなどの専用AI文字起こしサービスが多数存在します。これらのツールを活用し、会議の音声を正確なテキストデータに変換してください。
2. AIモデルに与える情報を整理する
プロンプトを作成する前に、以下の情報を明確にしておくと、より精度の高い議事録が生成されます。
- 会議の目的: 何を決めるための会議か、何について話し合う会議か。
- 参加者: 主要な参加者の役割や役職。
- アジェンダ: 会議の議題や進行予定。
- 期待する議事録の形式: 箇条書き、詳細なレポート形式、決定事項中心など。
これらの情報をプロンプトに含めることで、AIは文脈を理解し、より適切な議事録を作成できるようになります。
基本的な議事録作成プロンプト
ここでは、音声書き起こしデータやメモを元に、AIに議事録を作成させるための基本的なプロンプト例を紹介します。
プロンプト例1：音声書き起こしからの要約
会議の全書き起こしテキストから、主要な要点、決定事項、アクションアイテムを抽出するプロンプトです。
あなたは会議の議事録作成アシスタントです。以下の会議の書き起こしテキストを読み、主要な議題、議論の要点、決定事項、およびアクションアイテム（担当者と期限を含む）を抽出し、簡潔な議事録を作成してください。
会議の目的: [例：新製品Aのマーケティング戦略に関する意思決定]
参加者: [例：営業部部長 山田、マーケティング部 佐藤、開発部 田中]
アジェンダ: [例：1. 市場分析結果の共有、2. プロモーション計画の検討、3. 今後のスケジュール]
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[ここに会議の書き起こしテキストを貼り付け]
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議事録の形式:
- 日時:
- 場所:
- 参加者:
- 議題:
- 議論の要点:
- 決定事項:
- アクションアイテム:
- [担当者]: [タスク内容]（期限: [日付]）
解説と応用: このプロンプトでは、AIに「議事録作成アシスタント」という役割を与え、会議の目的や参加者、アジェンダといった「文脈情報」を提供しています。これにより、AIは単にテキストを要約するだけでなく、会議の意図を汲み取って重要な情報を抽出できます。
- 調整のヒント:
- 「決定事項を3つに絞って強調してください」のように、出力の優先順位や数を指定できます。
- 「ネガティブな意見は含まず、前向きな結論のみを記述してください」といったトーンの指示も有効です。
プロンプト例2：特定のトピックに焦点を当てた議事録
会議全体ではなく、特定のトピックや議題に関する部分のみを詳細にまとめる場合に有効です。
あなたは会議の議事録作成アシスタントです。以下の会議の書き起こしテキストの中から、「[特定のトピック名、例：新製品Aの価格設定]」に関する議論に焦点を当て、その背景、提案されたアイデア、議論の進展、そして最終的な決定事項（もしあれば）を詳細にまとめてください。
会議の目的: [例：新製品Aのマーケティング戦略に関する意思決定]
参加者: [例：営業部部長 山田、マーケティング部 佐藤、開発部 田中]
アジェンダ: [例：1. 市場分析結果の共有、2. プロモーション計画の検討、3. 今後のスケジュール]
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[ここに会議の書き起こしテキストを貼り付け]
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議事録の形式:
- トピック:
- 議論の背景:
- 提案内容:
- 議論の要点:
- 決定事項（または結論）:
解説と応用: このプロンプトは、特定の議題が長時間の議論を要した場合や、そのトピックに関する情報のみを迅速に必要とする場合に役立ちます。
- 調整のヒント:
- 「各提案に対して、メリットとデメリットも併記してください」と指示することで、より多角的な視点からのまとめが可能です。
- 「[参加者名]の発言に特に注目し、その意見を詳しく記述してください」といった指示も有効です。
プロンプト例3：アクションアイテムと担当者を明確にするプロンプト
会議の成果として最も重要なアクションアイテムと担当者を、簡潔かつ明確にリストアップしたい場合に利用します。
あなたは会議の議事録作成アシスタントです。以下の会議の書き起こしテキストから、具体的なアクションアイテムとその担当者、そして期日を抽出し、以下のフォーマットでリストアップしてください。各アクションアイテムは番号付きリストで記述し、担当者と期日を明記してください。
会議の目的: [例：新製品Aのマーケティング戦略に関する意思決定]
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[ここに会議の書き起こしテキストを貼り付け]
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アクションアイテムリスト:
1. [タスク内容]（担当者: [氏名]、期日: [日付]）
2. [タスク内容]（担当者: [氏名]、期日: [日付]）
3. ...
解説と応用: このプロンプトは、会議後の具体的な行動を促すための議事録を作成する際に非常に有効です。AIが明確な構造で情報を提供してくれるため、参加者は次に何をすべきかを一目で把握できます。
- 調整のヒント:
- 「未決定だが検討が必要な事項も別途リストアップしてください」と加えることで、会議の未解決部分も整理できます。
- 「各アクションアイテムの優先度も『高』『中』『低』で併記してください」という指示も可能です。
議事録の品質を高める応用プロンプト
より洗練された議事録を作成するために、応用的なプロンプトを活用してみましょう。
プロンプト例4：箇条書きと詳細な説明の組み合わせ
簡潔さを保ちつつ、必要に応じて詳細な情報も提供したい場合に有効です。
あなたは会議の議事録作成アシスタントです。以下の会議の書き起こしテキストを元に、箇条書き形式で主要な議論の要点、決定事項、アクションアイテムを記述してください。各箇条書きの下に、必要に応じて2〜3行で補足説明を加えてください。
会議の目的: [例：新製品Aのマーケティング戦略に関する意思決定]
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[ここに会議の書き起こしテキストを貼り付け]
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議事録の形式:
### 日時:
### 参加者:
### 議論の要点:
- 項目1
- 補足説明1
- 項目2
- 補足説明2
### 決定事項:
- 項目1
- 補足説明1
- 項目2
- 補足説明2
### アクションアイテム:
- [タスク内容]（担当者: [氏名]、期日: [日付]）
- 補足説明1
解説と応用: このプロンプトは、議事録の読みやすさと情報量のバランスを取ることを目的としています。重要な点は箇条書きで把握しやすくし、詳細が必要な部分には補足説明を付加します。
- 調整のヒント:
- 「補足説明は最大で50字程度に収めてください」のように、文字数制限を設けることで簡潔さを保てます。
- 「専門用語が出た場合は、必ず平易な言葉で補足説明を加えてください」と指示し、読者層に合わせた配慮が可能です。
プロンプト例5：会議の結論と次のステップを強調する
会議の終わりに向けて、最も重要な「結論」と「次のアクション」を明確に打ち出すためのプロンプトです。
あなたは会議の議事録作成アシスタントです。以下の会議の書き起こしテキストを元に、会議の最も重要な結論と、それに基づく次のステップ（アクションアイテム、今後の会議予定など）に焦点を当てた議事録を作成してください。冒頭で会議の結論を簡潔にまとめ、その後、詳細な次のステップを記述してください。
会議の目的: [例：新製品Aのマーケティング戦略に関する意思決定]
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[ここに会議の書き起こしテキストを貼り付け]
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議事録の形式:
### 会議の結論:
（ここに会議の最も重要な結論を2〜3行で記述）
### 次のステップ:
1. [タスク内容]（担当者: [氏名]、期日: [日付]）
2. [会議予定]（日時: [日付]、議題: [内容]）
3. [その他、検討が必要な事項]
解説と応用: このプロンプトは、特に意思決定会議やプロジェクトの節目となる会議で有効です。参加者が会議後に何をすべきか、何が決定されたのかを迷うことなく理解できるようになります。
- 調整のヒント:
- 「結論に至った主な理由や背景も簡潔に含めてください」と指示することで、結論の根拠も合わせて提示できます。
- 「解決すべき課題や懸念点も『未解決事項』としてリストアップしてください」と加えることで、網羅性を高めることができます。
日常業務への応用ヒント
今回紹介したプロンプトは、議事録作成以外にも多くの業務に応用可能です。
- 企画書の下書き: 膨大なリサーチデータやブレインストーミングの記録から、企画書の構成案や要点をAIにまとめさせる。
- 報告書の要約: 長文の報告書や市場調査の結果を、上司やチームメンバー向けに簡潔に要約させる。
- SNSコンテンツのアイデア出し: 会議で出たアイデアや決定事項を元に、SNS投稿のキャッチコピーやコンテンツ案を生成させる。
- メールのドラフト作成: 議事録の内容を元に、会議後のフォローアップメールのドラフトを作成させる。
AIはあくまで強力な「アシスタント」です。生成された議事録やテキストは、必ず最終確認を行い、必要に応じて人間の手で修正・加筆してください。これにより、AIの恩恵を最大限に享受しつつ、品質と正確性を担保できます。
まとめ
AIを活用した議事録作成は、単なる時間短縮に留まらず、会議の要点を正確に捉え、具体的なアクションへと繋げるための強力なツールとなります。本記事で紹介したプロンプトはあくまで一例であり、ご自身の業務や会議の特性に合わせて自由に調整し、最適なプロンプトを見つけることが重要です。
ぜひ、今日からAIを活用した効率的な議事録作成を実践し、日々の業務改善と生産性向上にお役立てください。